Trouver une date commune pour organiser une réunion avec plusieurs collaborateurs ou une soirée avec plusieurs amis peut rapidement devenir une perte de temps infernale… avec des allez/retour de mails sans fin pour finalement décider de décaler à la semaine suivante ou au mois suivant…

Le plus frustrant est d’avoir la réponses tardive d’un collaborateur qui aura attendu les délibérations interminables de ses collègues pour finalement annoncer qu’il ne sera pas disponible à la date finalement proposée. Dans le même genre, certains ont le don pour attendre…attendre…et finalement proposer une date à laquelle vous n’êtes plus disponible car votre agenda à bougé depuis votre proposition initiale…

Bref, vous avez certainement déjà vécu au moins une ce ces situations qui rend compliquée l’organisation d’un meeting à plusieurs !

Et bien la solution est très simple et a pris forme d’un site web du petit nom de Doodle !

Doodle ne vient pas de sortir, mais je le découvre réellement depuis peu, suite justement à l’invitation d’un ami pour une soirée…

Le principe est vraiment basique et pourtant très efficace:

[Suite:]

1. L’organisateur commence par créer un événement (pas d’inscription nécessaire) en renseignant les jours possibles et éventuellement les plages horaires
2. Il lui suffit alors d’envoyer le lien de cet événement Doodle à ses amis ou collaborateurs
3. Tour à tour, les invités peuvent consulter le tableau de synthèse qui indique les disponibilités de chacun (en rouge: occupé / en vert : disponible)
4. Chaque invité indique son nom et coche ses propres disponibilités
5. Doodle indique en bas de chaque colonne le nombre total de personnes disponibles (une colonne correspond à une proposition de date et de plage horaire)
6. Il ne reste plus à l’organisateur qu’à confirmer à tous les invités la date retenue pour la réunion ou la soirée…

Vraiment efficace !

Sur le même principe, Doodle permet également de faire un choix à plusieurs, via la création d’un petit sondage sur lequel chacun pourra valider son ou ses choix…

Cela peut s’appliquer à tous les domaines:

• le choix d’un menu pour une fête ou un dîner d’affaire
• le choix d’un cadeau pour un anniversaire
• le choix d’un nom de marque
• etc….

Bref, si vous ne connaissiez pas Doodle, essayez d’urgence ce site qui vous rendra vraiment service !

Un autre service similaire mais moins abouti: Tjooze

(via GagnerDuTemps.net :Organisation efficace de réunions à plusieurs : Trouver une date de meeting facilement)