Il y a prêt de 2 ans que Google propose d'utiliser ses applications phares pour son propre domaine, et ce de manière transparente.

Ce service existe en versions gratuites ("Edition Standard" et "Edition Education" pour les organismes à but non lucratifs et les établissements d’enseignement) ou en version payante pour les entreprises ("Edition Premier").

Toutes les versions de Google Apps peuvent bénéficier des applications Google suivantes pour votre propre nom de domaine :

• Gmail (le désormais webmail de Google, sans doute l'un des meilleur service d'email du web)
• Google Calendar (l'Agenda en ligne)
• Google Documents (le bureau virtuel et les applications de bureautique en ligne de Google, en concurrence directe avec la suite Microsoft Office)
• Google Sites qui permet de créer des sites collaboratifs très ouverts et performants.
• Google App Engine qui permet de développer des Mashups d'applications web 2.0 grâces aux API et outils Google, entre autres...
• Google Web Pages qui permet de créer et de publier des pages Web simples pour votre domaine
• Google Start Page qui permet à chaque utilisateur de créer une page de démarrage personnalisée (par exemple avec les derniers mails, l’agenda et les tâches du jour et ses flux RSS préférés…)

Google ajoute au fur et à mesure de nouvelles applications considérées comme arrivées à maturité.

Comment mettre en place les applications Google Apps sur son propre nom de domaine ?

La première étape est bien évidemment d'acheter un nom de domaine (entre 4 et 12 € par an selon la société - registrar - par laquelle vous passez). Google propose d'en acheter un directement depuis l'interface de Google Apps, mais vous pouvez librement choisir le prestataire de noms de domaine que vous préférez...

Une fois ce nom de domaine en votre possession, il faudra modifier un paramètre DNS dans l'interface de gestion DNS du prestataire (registrar) chez lequel vous avez réservé votre précieux nom de domaine. Il va falloir modifier l'enregistrement DNS CNAME www en le faisant pointer vers le serveur ghs.google.com (pour plus de détails, je vous invite à lire les explications détaillées fournies par Google).

Je vous propose de faire le tour des fonctionnalités et des usages possibles des services Google pour une petite (ou grande) entreprise…

Comme vous pourrez le constater, être plus efficace n’est pas un vain mot quand on utilise les services de Google !

[Suite:]

Google Sites permet de créer des sites collaboratifs sur son propre nom de domaine:

Google Sites permet par exemple :

• de créer un wiki (avec flux RSS) ou un blog
• d'attacher et de partager facilement des documents en provenance de Google Docs (document texte, feuille de calcul, présentation)
• d'intégrer un calendrier public ou privé pour partager ou faire la promotion d'événements, par exemple...
• de faire des listes de produits, de gérer un catalogue, etc...
• d'ajouter et de partager des photos (par exemple via Picasa) ou des vidéos de YouTube, etc...
• d'intégrer de nombreux gadgets iGoogle (lecteurs de flux RSS, lecteurs multimédias, météo, fenêtre de chat, etc...)

L'utilisation que vous pouvez faire de Google Sites pour votre propre domaine est presque sans limite:

• un site collaboratif pour un projet ou un groupe de personnes qui s'échangent des documents de travail (créés par exemple avec Google Docs)
• une plateforme de blogs, d'expression pour les employés
• le site d'une association avec les dernières actualités, le calendrier des événements et des flux d'informations en provenance d'autres sites
• un intranet collaboratif pour une entreprise (concurrence directe avec Microsoft SharePoint, Novell SiteScape IBM Lotus, Yahoo! Zimbra ou encore ContactOffice)
• le site d'une classe sur lequel des photos sont régulièrement diffusées, et qui sert également de plateforme d'échange avec d'autres classes dans le monde...
• le site d'un groupe d'étudiants qui préfèrent avoir leur propre plateforme sociale (à base de Gadgets iGoogle et de Mashups d'autres applications web 2.0 développées avec Google App Engine) plutôt que de s'inscrire sur FaceBook
• etc...

Voici une présentation rapide en vidéo de Google Sites qui montre quelques exemples pratiques d'utilisation :

s sur Google Sites:

• Le blog officiel de Google Sites (EN)
• Google Sites Help Center (EN)
• Google Sites Group (EN)

Pour en savoir plus sur Google Sites:

• Le blog officiel de Google Sites (EN)
• Google Sites Help Center (EN)
• Google Sites Group (EN)

De plus, en exploitant Google Friend Connect, il sera possible de créer une application collaborative efficace sans avoir de connaissances dans le développement !

GMail s’avère être une messagerie très efficace dans le monde professionnel pour de multiples raisons:

• La première est que la messagerie est accessible de partout dans le monde de manière sécurisée (HTTPS) y compris sur téléphone mobile…et n’a pas à rougir de la rapidité d’exécution des clients mail comme Outlook.
• GMail bénéficie du moteur de recherche de Google et le champs de recherche est donc terriblement efficace et rapide (quasiment instantané) pour retrouver un mail…incomparablement plus rapide qu’Outlook qui vous bloque parfois votre messagerie pendant de longues minutes le temps de retrouver un mail…
• Les emails sont regroupés en conversations, ce qui permet de retrouver facilement une information échangée, même si les réponses ne contiennent pas les messages précédents.
• Le filtre anti-spam est terriblement efficace à la base et bénéficie en plus du système d’alerte manuel qui permet aux nombreux utilisateurs de déclarer un message comme malicieux de manière proactive.
• Les labels combinés aux filtres permettent de classer ses emails de manière automatique et de gagner en efficacité.
• Le chat (Google Talk) intégré bénéficie désormais de la video-conférence en plus de la voix (Google Voice and Video chat) et peut aisément remplacer Skype.
• Un gestionnaire de tâche (encore très léger) a été récemment ajouté, mais il devra s’étoffer de fonctionnalités pour satisfaire à des exigences professionnelles…
• etc…

Google Calendar est également très efficace:

• Google Calendar bénéficie également du moteur de recherche de Google qui permet d’obtenir le résultat de ses recherche quasiment instantanément.
• La gestion des rappels (via popup et/ou par email et) et alertes fonctionne à merveille
• Les invitations ou l’ajout de rendez-vous de manière aussi simple que les “meeting requests” sur Outlook/Echange fonctionne très bien également
• Il est possible de gérer plusieurs calendriers selon ses activités (calendrier pro, perso, anniversaires, etc…)
• Le partage de calendrier est possible.
• etc…

Google Documents est bien plus qu’une simple suite bureautique, c’est véritablement un outil de travail collaboratif en ligne aux nombreux avantages encore une fois:

• Le stockage en ligne des documents et l’accès de partout dans le monde de manière sécurisé.
• Le travail collaboratif sur un document et une gestion des droits permettant de laisser un accès en lecture seulement si besoin…
• Le champs de recherche ultra rapide de Google permettant de retrouver un document en un clin d’oeil.
• L’importation et l’exportation de documents avec le support des formats de fichiers Microsoft Office, Open Office et PDF.
• L’envoi direct d’un document par email.
• La création de formulaires (enquête, sondage ou autres…) à diffuser sur un site ou via un lien par email et dont les résultats sont directement centralisés dans une feuille de tableur Google Spreadsheet que l’on peut exporter sur Excel si besoin…
• etc…

Quelques outils pour utiliser de manière encore plus efficace les services de Google:

• Faire un Backup de GMail : un outil gratuit et efficace
• Synchronisation et Backup de ses contacts GMail Outlook et Téléphones Mobiles
• Google offre un logiciel pour la Synchronisation Google Calendar / Outlook
• GBridge : VPN Peer to Peer, Contrôle à Distance, Partage de Données et Synchronisation de Répertoires via Google Talk

A lire également:

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• Applications web 2.0 collaboratives : Risques et Enjeux