Alors là c'est vraiment très fort ! Cette vidéo est à diffuser auprès de certains managers qui ont des problèmes de réunionites aigues (vous savez, cette maladie contre productive qui a généralement l'effet opposé de celui escompté... la motivation d'une équipe et un plan d'actions concrètes...).

Profitons-en pour rappeler quelques conseils essentiels pour animer une réunion et la rendre efficace:

L’intérêt d’une réunion est de profiter de la dynamique d’un groupe et de sa créativité. Les participants doivent viser l’efficacité et la productivité.

Pour être efficace et performant en réunion, une préparation rigoureuse est nécessaire. Cela permet d'éviter les hors-sujets et les pertes de temps d’une part, les luttes d’influence, les prises de parole excessives et la dispersion d’autre part. Voici quelques règles qui me semblent nécessaires pour mener à bien une réunion:

1. Le thème, la nature (informer, discuter, négocier, débattre, décider, résoudre) et les objectifs doivent être clairement identifiés avant la réunion.
2. Les personnes clés de la réunion doivent être désignées avant la réunion:
• 1 responsable de l'organisation
• 1 animateur, dont le rôle est de veiller au respect du plan de travail, du temps de parole et à la participation active de chacun.
• 1 secrétaire chargé de prendre des notes en vue d'établir un compte-rendu de la réunion qui sera envoyé à chacun des invités
3. Être strict sur la ponctualité, commencer à l'heure, terminer à l'heure et respecter le temps de parole qui nous a été attribué.
4. Au début de la réunion, l’animateur doit reformuler le problème, rappeler l'ordre du jour et définir le temps maximum imparti à chaque sujet de l'ordre du jour.
5. La réunion doit se conclure par un plan d'actions concrètes qui sera établi et distribué par le secrétaire.

Quelques sources pour approfondir le sujet:

• Réunion de Travail sur Wikipedia
• Eviter la réunion fourre-tout / Françoise Wybrecht
• L'art de réussir une réunion / MAAO
• Animer une réunion / CCI de Rennes