Pour créer des documents PDF il existe bien évidemment la solution Adobe Acrobat si vous êtes prêt à investir dans un logiciel dont vous avez vraiment besoin.

Par contre, si comme moi vous avez simplement besoin de convertir des documents en PDF, juste avant de les envoyer à votre client, il existe des solutions simples et gratuites !

[Suite:]

Pourquoi convertir une offre en PDF pour l'envoyer à votre client ?

La réponse est assez simple: si vous utilisez la suite Microsoft Office (ou un autre traitement de texte du genre), il y a plusieurs raisons qui peuvent inciter à le convertir en PDF:

1) La première raison qui vient à l'esprit est la protection de votre travail sur cette offre... Vous ne voulez pas que votre offre soit réutilisable par un concurrent (ou un client). Vous avez passé du temps à créer le template de votre offre ainsi que l'argumentaire, la composition des graphiques, la mise en page... donc autant ne pas faire profiter la concurrence de tous vos efforts !

2) Les documents issus des suites Office ont la fâcheuse tendance de conserver beaucoup d'informations à votre insu ! Si vous avez par exemple copier/coller un tableau de prix d'Excel vers Word, ne soyez pas surpris si tous vos calculs de prix, y compris votre marge, etc...soient accessibles... Si vous copier /coller un beau graphique d'Excel vers Word, même punition...le tableau de valeurs sera directement accessible à travers le document Word !

Enfin, il est également possible de connaître un certain nombre d'informations dont vous ne soupçonnez pas l'existence et cachés dans les coulisses de ce document comme:

• le nom du ou des personnes ayant travaillés sur le fichier...
• les autres logiciels utilisés avec leur version...
• certains passages ayant été supprimés mais toujours présents dans les coulisses
• le temps que vous avez passé à créer ce document
• etc...

d des actions réalisées sur le document...mais plutôt que d'envoyer un document sans savoir ce qu'il cache, il est préférable de le convertir dans un format dont vous savez qu'il ne contiendra pas d'informations sensibles à votre insu...

Les solutions libres et gratuites pour convertir en PDF:

La première solution qui me vient à l'esprit est l'utilisation de la suite Open Office, concurrente libre et gratuite de Microsoft Office. Celle-ci vous permet d'exporter directement vos document au format PDF, sans l'ajout additionnel de composants ou d'un autre logiciel.

Une petite entreprise qui n'a pas besoin d'échanger des documents Office avec des clients, partenaires, fournisseurs ou comptables peut donc prendre la décision d'utiliser Open Office pour créer ses templates d'offres, sa grille tarifaire, etc... et ainsi profiter de la fonction d'export en PDF au moment de l'envoi d'une offre à un client.

Bien sur, la plupart d'entre nous n'avons pas d'autre choix que d'utiliser Microsoft Office largement utilisé dans les entreprises afin d'éviter les problèmes de mise en page... En effet, même si Open Office permet de lire et de sauvegarder dans les formats de Microsoft Office, il reste toujours quelques petites différences de mise en page qui peuvent très vite devenir un calvaire si on ne veut pas passer de temps à les régler...

Pour en revenir à ce qui nous intéresse, la conversion en PDF, la solution libre et gratuite que je vous préconise et que j'utilise couramment est PDFcreator. Une fois installé, il suffit de l’utiliser comme une imprimante (Menu Fichiers/Imprimer/  sélectionner l’imprimante PDFcreator).

J’ai rencontré un seul problème au début, facilement réglé depuis…: certaines pages avaient pris un angle de 90° sans raison apparente. Pour corriger ce problème, il suffit lancer l’application PDFcreator : Menu Printer/Options / Onglets Format : Sélectionner PDF / Options Auto-Rotate Pages : Sélectionner All

Fermer le tout...et maintenant vous pouvez "imprimer" vos documents dans un fichier PDF, quelque soit l'application que vous utiliser...